Resumen rápido: en SMTP Chile armamos un CRM propio con bot WhatsApp que responde solo, detecta leads y los inserta al pipeline automáticamente. Lo probamos durante 2 años en producción con nuestros propios clientes. Ahora lo entregamos llave en mano a PyMEs chilenas en 5-7 días. Esta es la receta técnica completa de cómo lo hacemos.
El problema que resolvimos primero
Nosotros mismos éramos el caso de uso: un número WhatsApp con cientos de mensajes al día, consultas repetitivas sobre precios, horarios, formas de pago, estado de pedido. El dueño perdiendo tiempo respondiendo lo mismo. Leads que llegaban y se escapaban porque nadie contestaba a las 11 de la noche. Clientes activos que preguntaban "¿cómo recupero mi clave?" cuando la respuesta estaba en un video que publicamos 3 veces.
Tres categorías de mensajes bien diferenciadas:
- Leads nuevos que preguntan precios y stock → deberían caer directo a un CRM con el chat completo + alerta al vendedor
- Clientes existentes con consultas de soporte → deberían recibir respuesta inmediata si la respuesta es común, o escalación a humano si no
- Spam y conversaciones casuales → deberían ser filtrados automáticamente sin molestar
Los CRMs tradicionales (HubSpot, Salesforce) son demasiado caros, demasiado complejos y necesitan licencias por usuario. Los "chatbots" de 100 USD/mes solo responden con árboles de decisión planos, sin memoria. Decidimos armar algo nuestro.
El stack que elegimos (y por qué cada pieza)
Después de testear 6 opciones distintas en 2024, aterrizamos en esta combinación que corre 100% en Docker y escala horizontal cuando hace falta:
Gateway WhatsApp: WAHA (WhatsApp HTTP API)
WAHA es un servidor open source que expone WhatsApp como una API REST. Vos escaneás el QR del WhatsApp Web desde tu celular, WAHA mantiene la sesión activa, y a partir de ahí recibís webhooks por cada mensaje entrante y podés enviar mensajes vía HTTP POST. Soporta multi-sesión (varios números simultáneos), envío de imágenes, PDFs, ubicaciones, botones y listas.
Por qué WAHA y no WhatsApp Business Cloud API oficial:
- Cloud API oficial cobra por mensaje saliente ($0.05-$0.10 USD por conversación, se escapa fácil a $500 USD/mes)
- Cloud API requiere plantilla pre-aprobada para iniciar conversación → fricción para marketing
- WAHA es gratuito en versión Core (open source), hospedado por nosotros
- Latencia menor porque no hace round-trip a Meta cada vez
Para empresas que exigen compliance Meta, también integramos WhatsApp Business Cloud API cuando el cliente lo pide específicamente.
Motor de workflows: n8n
n8n es como Zapier/Make pero self-hosted. Tiene editor visual drag-and-drop donde conectamos nodos: "mensaje llega a WAHA" → "procesar texto con GPT" → "insertar lead en Postgres" → "notificar por WhatsApp al vendedor" → "crear tarea en el calendario".
Ventajas vs programar desde cero:
- Los flujos los puede editar el equipo del cliente sin saber código
- Hay 400+ integraciones pre-construidas (Gmail, Google Sheets, Slack, Calendly, Stripe, MercadoPago, etc)
- Historial de ejecuciones con debugging visual (vemos exactamente qué pasó en cada mensaje)
- Permite reintentos automáticos si una integración falla
Base de datos: PostgreSQL
Postgres almacena los datos del CRM: contactos, conversaciones, leads, pipeline, usuarios internos, tareas, notas, archivos adjuntos. Elegimos Postgres sobre MySQL porque los campos JSONB nos permiten guardar los mensajes completos de WhatsApp (que son estructuras anidadas) sin tener que normalizar 10 tablas.
Cache + sesiones: Redis
Redis guarda el estado de las conversaciones activas (qué mensaje envió el bot último, qué espera recibir, en qué paso del flujo está el usuario). Esto permite que el bot tenga "memoria" entre mensajes sin tener que ir a Postgres en cada ping.
IA conversacional: LLM vía OpenRouter
OpenRouter es un gateway que te permite usar GPT-4, Claude, Gemini o Llama con el mismo endpoint. Elegimos el modelo según el caso de uso: GPT-4o-mini para respuestas rápidas de FAQ, Claude Sonnet para casos complejos con contexto largo, Gemini Flash cuando necesitamos procesar PDFs.
Cada bot tiene su "prompt del sistema" personalizado: tono de voz, catálogo de productos/servicios, horarios, políticas de la empresa. Si el bot no tiene certeza sobre la respuesta, deriva al humano automáticamente.
Nuestro proceso de implementación · 4 pasos
Después de implementarlo decenas de veces, el proceso quedó así:
Paso 1: VPS NVMe + Virtualmin (1 día)
Activamos un VPS NVMe (mínimo 8 GB RAM para stack reducido, 16 GB para completo). Instalamos Virtualmin como panel administrativo porque:
- El cliente puede gestionar DNS, SSL, usuarios y archivos sin tocar la terminal
- Panel 100% en español, UI simple tipo cPanel pero gratuito
- Permite crear múltiples sub-cuentas para equipos grandes
Paso 2: Subdominio + SSL Let's Encrypt (medio día)
Configuramos el subdominio tipo crm.tudominio.cl apuntando al VPS. Virtualmin instala el certificado SSL de Let's Encrypt automáticamente con auto-renovación cada 60 días. El CRM nace con HTTPS seguro desde el día uno — esto importa porque hoy sin HTTPS el navegador bloquea features como grabar audio desde el micrófono o acceder a la cámara (que algunos flujos del CRM usan).
Paso 3: Stack Docker + conexión WhatsApp vía QR (2-3 días)
Levantamos los containers con docker-compose up -d:
- Container WAHA en puerto interno
- Container n8n con los workflows precargados (los mismos que usamos nosotros, ajustados al rubro del cliente)
- Container Postgres con el esquema del CRM
- Container Redis para cache
- Container Nginx que hace reverse proxy a WAHA + n8n + el CRM
Después el cliente escanea un QR desde su celular (igual que WhatsApp Web) y a partir de ese momento su número está conectado al bot. Testeamos con 3-5 mensajes de prueba (saludo, pregunta de precio, consulta común) para validar que los flujos responden correctamente.
Paso 4: Capacitación + runbooks + entrega (1-2 días)
Reunión de 1 a 4 horas con el equipo del cliente (depende del plan):
- Cómo entrar al CRM, crear usuarios, asignar permisos
- Cómo revisar las conversaciones del bot y tomarlas si hace falta intervenir
- Cómo editar las respuestas automáticas desde n8n (sin tocar código)
- Cómo exportar reportes de leads y pipeline
- Qué hacer si el bot se desconecta (reconexión por QR en 1 minuto)
Entregamos manual PDF personalizado + runbooks (procedimientos típicos documentados). A partir de ese momento el cliente puede operar solo. Si quiere soporte continuo, hay plan de asesoría mensual aparte.
¿Cuánto cuesta?
Setup único según plan:
- Business $400.000 CLP — hasta 5 usuarios internos, stack reducido, 30 módulos del CRM, 5 workflows prediseñados, 1 bot WhatsApp
- Pro $790.000 CLP — hasta 20 usuarios, stack completo, 70 módulos, 20 workflows, bot con handoff a humano, portal cliente white-label, integración pagos
- Enterprise $1.490.000 CLP — usuarios ilimitados, módulos custom, workflows ilimitados, multi-empresa, instalado en servidor dedicado con dominio propio
Hosting del CRM (elegís una):
- Opción A — Vos lo administrás: cero costo recurrente con nosotros, lo instalamos en tu VPS
- Opción B — Hosting gestionado: VPS NVMe + stack + mantención por $8.500 (Business) / $16.900 (Pro) / $25.400 (Enterprise) CLP/mes
¿Por qué funciona esto y no un "chatbot cualquiera"?
La diferencia con un chatbot genérico es que todo nuestro stack es TUYO después del setup. No pagás licencias mensuales por usuario. No dependés de la pricing política de una empresa SaaS que mañana puede subir 300% los precios (como hizo HubSpot hace 2 años, como hizo Zendesk hace 1). No tenés límite de mensajes al mes porque todo corre en tu infraestructura.
Y lo más importante: vemos exactamente qué está respondiendo el bot. Cada conversación queda en Postgres, cada ejecución de workflow en n8n, cada mensaje recibido logueado en WAHA. Cuando algo sale mal podemos reconstruir qué pasó, en qué paso, qué variable estaba mal. Un SaaS cerrado te da el output pero no el proceso.
¿Para quién sirve este CRM?
Sirve si:
- Tenés WhatsApp Business como canal principal de ventas o soporte
- Recibís más de 20 mensajes al día que podrían contestarse con respuestas predefinidas
- Querés dejar de perder leads a las 11 PM cuando nadie contesta
- Tu equipo pasa demasiado tiempo respondiendo preguntas repetitivas
- Querés una infraestructura propia que no dependa de una pricing que mañana cambia
NO sirve si: tenés menos de 10 mensajes al día (es overkill), o si necesitás una solución certificada por Meta Business Partners para empresas Fortune 500 (en ese caso te derivamos a WhatsApp Business Cloud API con proveedores oficiales).
Siguiente paso
Demo en vivo gratis. Te mostramos el CRM funcionando con nuestro propio número WhatsApp. Vos escribís como cliente, nosotros te mostramos cómo el bot responde, cómo cae al CRM, cómo lo tomamos cuando no sabe responder. 30 minutos por videollamada. Sin venta forzada.
→ Pedir demo gratis por WhatsApp
O revisá la página completa del Sistema CRM con los 3 planes, las 2 opciones de hosting y los 4 pasos de implementación detallados.